Datenschutzerklärung (TYSKFORUM – Norwegischer Deutschlehrerverband)
Diese Datenschutzerklärung erläutert unseren Umgang mit persönlichen Daten von Mitgliedern, die gespeichert und verwendet werden, um unsere Dienste für Mitglieder und andere, mit denen wir zusammenarbeiten, ausüben zu können. Wir verpflichten uns dabei generell:
- unsere Verantwortung als Datenverantwortliche sehr ernst zu nehmen,
- keine persönlichen Daten zu verarbeiten, die wir nicht benötigen,
- die Verarbeitung besonders sensibler Daten zu vermeiden,
- sicherzustellen, dass alle Informationen, die wir verarbeiten, auf einer gesetzlichen Grundlage gesammelt werden,
- verschlüsselte Protokolle für Web-, Mail- und Dateiübertragungen zu verwenden,
- alle unsere Anwendungen auf dem neuesten Stand zu halten,
- den Zugang zu persönlichen Daten zu beschränken,
- persönliche Daten nicht länger als nötig zu speichern.
Datenschutzbeauftragte(r)
Der Datenschutzbeauftragte im Verband ist der Vorstandsvorsitzende, wenn keine Aufgaben delegiert sind. Ist die tägliche Verantwortung an andere im Vorstand des Verbands delegiert, ist dies unter jedem Punkt explizit erwähnt. Die Delegation umfasst nur die Aufgaben und nicht die Verantwortung. Anträge auf Zugang, Berichtigung oder Löschung von personenbezogenen Daten können an personvern@tyskforum.no gestellt werden.
Mitgliedschaft und Verarbeitung personenbezogener Daten
Von unseren Mitgliedern erheben wir Name, Postanschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse und Arbeitsplatz. Es ist freiwillig, uns persönliche Informationen zur Verfügung zu stellen, während Ihre persönlichen Daten eine notwendige Grundlage sind, um Ihnen ausreichende Angebote und Informationen bezüglich Ihrer Mitgliedschaft zu liefern.
Ihre persönlichen Daten werden in einer passwortgeschützten Datenbank (Mitgliederregister) auf einem norwegischen Server gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Mit StyreWeb AS, unserem Lieferanten für das Mitgliederverzeichnis, gibt es eine DSGV-konforme Datenverarbeitungsvereinbarung.
Für die Lieferung von Kontingent- und anderen Rechnungen (z.B. Seminargebühren) verwenden wir Conta Faktura, einen Rechnungsservice der Conta Systemer AS. Es besteht eine Datenverarbeitungsvereinbarung mit Conta Systemer AS, die bestätigt, dass Ihre persönlichen Daten nur für den Versand von Rechnungen und nicht für die Lieferung an Dritte verwendet werden.
Die Behandlungsverantwortung des Verbandsvorstandes sind an den oben genannten Stellen an die Kassenwartin delegiert.
Einverständniserklärungen
Wenn Sie sich als neues Verbandsmitglied anmelden, stimmen Sie im Anmeldeformular zu, dass der Verband Ihre persönlichen Daten zum Versand unseres Mitgliedermagazins, unseres Newsletters, Einladungen zu Veranstaltungen, der jährlichen Kontingentrechnung und anderen relevanten Fachinformationen nutzen darf. Mitglieder, die schon seit längerer Zeit im Verband sind, haben ihre Zustimmung auf älteren Anmeldeformularen erteilt und sind daher aufgefordert, ihre Zustimmung bis zum 30.06.2018 mittels unseres neuen Anmeldeformulars unter https://www.tyskforum.no/mitgliedschaft-bestaetigen/ zu erneuern.
Wir erwirken separate Einverständniserklärungen zur Verwendung persönlicher Informationen und Bilder für einzelne Mitgliederveranstaltungen wie z.B. den Norwegischen Deutschlehrertagen. Sie können Ihre Einverständniserklärung jederzeit per E-Mail an personvern@tyskforum.no widerrufen. Mit dem Widerruf Ihrer Zustimmung beenden Sie Ihre Mitgliedschaft im TYSKFORUM.
Recht auf Zugang und das Recht vergessen zu werden
Als Mitglied haben Sie Zugriff auf Ihre gespeicherten persönlichen Daten und die Möglichkeit, diese mindestens einmal im Jahr zu aktualisieren. Darüber hinaus können Sie jederzeit per E-Mail an personvern@tyskforum.no den Zugang, die Berichtigung oder die Löschung von persönlichen Daten verlangen. Mit der Bitte um Löschung Ihrer personenbezogenen Daten beenden Sie Ihre Mitgliedschaft im Verband. Siehe auch Abschnitt 19 der norwegischen Personvernforordning..
E-Mail und Cloud-Dienste
Der Verbandsvorstand verwendet eine kennwortgeschützte Microsoft Office 365 Enterprise-Lösung, um E-Mails zu senden und um verbandseigene Dokumente, wie z.B. Protokolle von Vorstandssitzungen, Sachdokumente und Teilnehmerlisten von Mitgliederveranstaltungen zu speichern. E-Mails und Dokumente werden auf den europäischen Servern von Microsoft in Irland und den Niederlanden gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Es liegt eine GDPR-konforme Datenverarbeitungsvereinbarung mit Microsoft vor.
Sie können uns natürlich gerne per E-Mail erreichen, aber denken Sie bitte daran, dass alle Organisationen anfällig für Datendiebstahl sind. Daher sollten Sie keine sensiblen Inhalte per E-Mail senden. Wenn wir eine solche E-Mail erhalten, verarbeiten wir die E-Mail entsprechend dem Inhalt und löschen sie sofort.
Mitgliedermagazin und Newsletter
Sowohl unser Mitgliedermagazin als auch unser Newsletter sind exklusive Angebote für Mitglieder. Mit der Anmeldung im Verband sind Sie daher als Empfänger des Mitgliedermagazins und des Newsletters registriert. Für den Versand des Newsletters verwenden wir den deutschen Dienstleister Newsletter2go. Damit wir Ihnen das Mitgliedermagazin und den Newsletter zusenden können, wird Ihre E-Mail-Adresse in einer passwortgeschützten Datenbank auf den deutschen Servern von Newsletter2go gespeichert. Ihre Daten werden nicht mit anderen geteilt und ihre E-Mail-Adresse wird gelöscht, wenn Sie den Newsletter abbestellen. Mit Newsletter2go gibt es eine DSGV-konforme Datenverarbeitungsvereinbarung. Die Datenverabeitungsverantwortung im Vorstand des Vereins ist in diesem Punkt an die Sekretärin delegiert.
Anmeldung für Kurse und Veranstaltungen
Über unsere Website können Sie sich für Kurse anmelden. Darüber hinaus erfassen wir neben Allergien und speziellen Bedarfen auch Informationen wie Namen und Kontaktinformationen. Diese persönlichen Informationen werden nicht für andere Zwecke als zur Verwaltung der Veranstaltung verwendet. Die persönlichen Daten werden nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht, es sei denn, es ist notwendig, personenbezogene Daten zu Dokumentationszwecken zu archivieren, z.B. in Verbindung mit öffentlichen Drittmitteln.
Verwendung von Cookies, Google Analytics und dergleichen
Unsere Website www.tyskforum.no basiert auf WordPress, wird von One.com gehostet und ist GDPR-konform. Die Website verwendet keine Cookies oder Google Analytics, um Besucher und deren Nutzung abzubilden. Wir sammeln mit Ausnahme der Kontakt- und Anmeldungsformulare keine persönlichen Informationen auf dieser Website, auch nicht Ihre IP-Adresse. Es liegt eine DSGVO-konforme Datenverarbeitungsvereinbarung mit One.com vor.
25.05.2018
Vorstand TYSKFORUM
Personvernerklæring (Tyskforum – Norsk Tysklærerforening)
Denne personvernerklæringen gjør rede for vår håndtering av medlemmenes personopplysninger som lagres og brukes for å utøve våre tjenester overfor medlemmer og andre vi jobber med. Vi forplikter oss på generelt plan til å:
- ta vårt ansvar som databehandlingsansvarlig svært alvorlig,
- ikke behandle personlige opplysninger vi ikke trenger,
- unngå behandling av ekstra sensitive data,
- forsikre oss om at all informasjon vi behandler er samlet på et juridisk grunnlag,
- bruke krypterte protokoller for web-, post- og filoverføringer,
- holde alle våre applikasjoner oppdaterte,
- begrense tilgang til persondata,
- ikke lagre data lenger enn nødvendig.
Behandlingsansvarlig
Behandlingsansvarlig i foreningen er styrets leder om ikke oppgaver er delegert. Der det daglige ansvaret er delegert til andre i foreningens styre, vil det komme tydelig fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun de enkelte oppgavene og ikke ansvaret. Henvendelser for innsyn, korrigering eller sletting av personopplysninger gjøres til personvern@tyskforum.no.
Medlemskap og behandling av persondata
Fra våre medlemmer innhenter vi navn, postadresse, telefonnummer, fødselsdato, e-postadresse og arbeidssted. Det er frivillig å oppgi personopplysninger, men dine persondata er et nødvendig grunnlag for å kunne gi deg et tilstrekkelig tilbud og informasjon knyttet til ditt medlemskap.
Dine personopplysninger er lagret i en passordbeskyttet database (medlemsregister) på en norsk server og utleveres ikke til tredjeparter. Det foreligger en GDPR-konform databehandleravtale med StyreWeb AS, vår leverandør for medlemsregisteret.
For utsendelsen av kontingentkrav og andre fakturaer (f.eks. seminaravgifter) benytter vi oss av Conta Faktura, en faktureringstjeneste eid av Conta Systemer AS. Det foreligger en databehandleravtale med Conta Systemer AS som bekrefter at personopplysningene dine kun brukes til utsendelse av fakturaer og ikke utleveres til tredjeparter.
Behandlingsansvaret i foreningens styre er på de nevnte punktene delegert til kasserer.
Samtykkeerklæringer
Når du melder deg inn i foreningen samtykker du i påmeldingsskjemaet om at foreningen kan bruke personopplysningene dine til utsendelse av medlemsblad, nyhetsbrev, invitasjoner til arrangementer, kontingentkrav og annen relevant faginformasjon. Medlemmer med lengre fartstid i foreningen har gitt sitt samtykke i eldre påmeldingsskjemaer og oppfordres derfor å fornye sitt samtykke innen 30.06.2018 ved å benytte vårt nye påmeldingsskjema på https://www.tyskforum.no/no/mitgliedschaft-bestaetigen/.
Vi innhenter egne samtykkeerklæringer ang. bruk av personopplysninger og bilder i forbindelse med enkeltstående medlemsarrangementer, f.eks. tysklærerdagene.
Du kan til enhver tid trekke ditt samtykke per e-post til personvern@tyskforum.no. Ved å trekke ditt samtykke, melder du deg samtidig ut av foreningen.
Rett til innsyn og rett til å bli glemt
Som medlem får du minst én gang per år innsyn i dine lagrede persondata og mulighet til å oppdatere disse selv. Dessuten kan du til enhver tid be om innsyn, korrigering eller sletting av personopplysninger per e-post til personvern@tyskforum.no. Ved å be om få dine persondata slettet, melder du deg samtidig ut av foreningen. Se ellers personopplysningsloven § 19.
E-post og skylagring
Foreningen benytter en passordbeskyttet Microsoft Office 365 Enterprise løsning for å sende ut e-poster og til å lagre foreningens dokumenter, f.eks. referater fra styremøter, saksdokumenter og deltakerlister i forbindelse med medlemsarrangementer. E-poster og dokumenter lagres på Microsofts europeiske servere i Irland og Nederland og utleveres ikke til tredjeparter. Det foreligger en GDPR-konform databehandleravtale med Microsoft.
Du er selvfølgelig velkommen til å sende e-post til oss, men husk at alle virksomheter er sårbare for datatyveri. Du bør derfor ikke sende sensitivt innhold per e-post. Om vi mottar en slik e-post, behandler vi e-posten i henhold til innhold og sletter den straks.
Medlemsblad og nyhetsbrev
Både vårt medlemsblad og vårt nyhetsbrev er eksklusive medlemstilbud. Ved å melde deg inn i foreningen melder du deg derfor på som mottaker av både medlemsblad og nyhetsbrev. For utsendelsen av nyhetsbrevet benytter vi oss av Newsletter2go, en tysk tjenesteleverandør. For at vi skal kunne sende deg medlemsblad og nyhetsbrev lagres din e-postadresse i en passordbeskyttet register på Newsletter2go sin tyske server. Dine data deles ikke med andre og e-postadressen slettes når du avbestiller nyhetsbrevet. Det foreligger en GDPR-konform databehandleravtale med Newsletter2go. Behandlingsansvaret i foreningens styre er på det punktet delegert til sekretær.
Påmelding kurs og arrangementer
Via vår nettside er det mulig å melde seg på kurs. I tilknytning til dette samler vi inn informasjon som navn og kontaktopplysninger i tillegg til allergier og behov for tilretteleggelse. Disse personopplysningene blir ikke brukt til andre formål enn å administrere arrangementet. Personopplysningene vil slettes etter endt arrangement med mindre det er nødvendig å arkivere persondata for dokumentasjonsformål, f.eks. i forbindelse med offentlig støtte.
Bruk av informasjonskapsler, Google Analytics og lignende
Nettstedet vårt www.tyskforum.no er basert på WordPress, hostet av One.com og er GDPR-konform. Nettstedet bruker verken informasjonskapsler eller Google Analytics for å kartlegge besøkende og deres bruk. Med unntak av kontakt- og registreringsskjemaene samler vi ikke inn personlige opplysninger på denne nettsiden, inkludert din IP-adresse. Det foreligger en GDPR-konform databehandlingsavtale med One.com.
25.05.2018
Styret i Tyskforum
